TIC en las microempresas

Las tecnologías de la información y la comunicación son consideradas como uno de los factores que generan cambios en las estructuras organizacionales y su desarrollo está teniendo un profundo impacto en la sociedad en general y en las organizaciones que la componen (Rastrollo y Castillo, 2004). En países menos desarrollados y donde aún se encuentran en etapa de transición en cuanto a la adopción de las TIC, los resultados de investigaciones empíricas muestran que este tipo de tecnologías tienen un potencial positivo indirecto y fuerte para el desempeño de la empresa (Mihalic y Buhalis, 2013). A partir de la década de los sesenta, y a raíz del fenómeno de la globalización, surge un modelo de organización más flexible; este modelo centrado en la innovación tecnológica y de productos, requiere una serie de ajustes para lograr una alta profesionalización de los trabajadores, así como la descentralización de las responsabilidades y una mayor autonomía en el trabajo (Barba, 2000; Londoño y Acevedo 2018). Las empresas en general y especialmente las microempresas, están obligadas por la globalización y por la constante evolución del entorno a trabajar de una manera mucho más dinámica, con una participación activa y continua en todo lo que se refiere al aprendizaje y a la innovación, a pesar de que en la realidad este tipo de empresas presentan múltiples inconvenientes que les hacen muy poco competitivas de acuerdo a las exigencias del entorno actual (Jaramillo, 2005).

Para ser parte de la sociedad actual, cada vez más dependiente de la tecnología, cualquier individuo, empresa u organización debe tener acceso a las TIC, las cuales constituyen un elemento dinamizador fundamental en la sociedad. Por lo tanto, aquellos que puedan acceder a esa tecnología, ya sea de manera individual o colectiva, tendrán una mayor influencia en la construcción de la sociedad del conocimiento y tendrán una mayor capacidad de decisión (Tello, 2008). En general, la falta de liquidez, los costos operativos, la falta de competitividad o la falta de calidad, no son considerados los problemas principales en la gestión de las MIPYMES, sino que los inconvenientes en la gestión de estas empresas se refieren más bien a la falta de capacitación y a la falta de una cultura de innovación y de desarrollo tecnológico (Palomo, 2005). Sin embargo, un número muy limitado de microempresarios poseen las habilidades técnicas o los sistemas de información que necesitan para poder competir y expandir sus negocios a nuevos mercados y poder optimizar sus operaciones comerciales (Qureshil et al., 2009).

La optimización de recursos a través de herramientas tecnológicas que agregan valor a la empresa de manera a mejorar su capacidad de administración y de conexión para responder más rápidamente a las exigencias de un entorno cambiante, son un requerimiento para la supervivencia de las MIPYMES en el mundo globalizado (Hoyos y Valencia, 2012). La mayoría de las microempresas no conocen las nuevas tecnologías y a pesar de las ventajas que puedan obtener de la tecnología, tampoco muestran mucho interés en ello. En el largo plazo, si las microempresas en general no cuentan con una buena infraestructura tecnológica, y además no tienen una actitud positiva y flexible para su implementación, les será mucho más difícil adaptarse a las nuevas normas y exigencias del mercado (Urquía y Perez, 2008).

El proceso de innovación dentro de las organizaciones, tiene la influencia de variables internas y externas, además, el tamaño de la empresa está relacionado a la dinámica que estas imprimen a las actividades de innovación (Armenteros, Medina, Ballesteros y Molina, 2012). El crecimiento de las microempresas aumenta la necesidad del uso estratégico de las TIC, y muchas veces este crecimiento se da justamente por las soluciones que aportan las nuevas tecnologías. Así también la falta de adopción de estas tecnologías y las restricciones existentes hacen que muchas microempresas no puedan ser beneficiarias de los efectos positivos de las nuevas tecnologías (Matthews, 2007). En el Cuadro 2 se expresan los puntos más resaltantes analizados en cada subcategoría.

Las capacidades relacionadas a las TIC pueden mejorar su velocidad de comercialización y aumentar el alcance de su mercado. A pesar de que muchos microempresarios no tienen un buen conocimiento de TIC, eso no debería ser una barrera para su implementación. Generalmente las herramientas tecnológicas necesarias pueden tener un bajo costo de implementación y mantenimiento, y además los proveedores de estas tecnologías ofrecen soporte técnico y en algunos casos también capacitación (Lester y Tran, 2008). Las MIPYMES deben, en primer lugar, identificar las áreas problemáticas y tomar las medidas necesarias para abordar los problemas; la preparación para la implementación de la tecnología adquiere gran importancia para que el proyecto tenga éxito, ya que en general los proyectos de tecnología fallan por la falta de conocimiento en el proceso de preparación (Haug et al., 2011). Una vez implementadas, las nuevas tecnologías pueden mejorar la capacidad de respuesta de las empresas a las exigencias del mercado y también reducir sus costos operativos, sin embargo, un gerente altamente capacitado y experimentado no podrá ser remplazado por la tecnología (Lester y Tran, 2008).

En general, las MIPYMES apuntan en dirección al uso de las nuevas tecnologías, sin embargo, una de las debilidades identificadas en relación a la implantación efectiva, indica que muchas veces están fallando en involucrar a los miembros del equipo. Así también existe poca claridad en relación a cómo administrar las nuevas tecnologías, lo que se considera como otra debilidad relacionada a su efectiva implementación en las microempresas (Abuelmaatti y Ahmed, 2014). El beneficio principal que las TIC otorgan a las MIPYMES, es la posibilidad de liberar varios recursos orientados a cuestiones operativas y que no agregan valor a la actividad organizacional. Estos recursos pueden ser re direccionados y utilizados en los procesos estratégicos que están orientados a la esencia de la empresa (Hoyos y Valencia, 2012).

Las MIPYMES han identificado la necesidad de promover cambios internos y transformar sus procesos productivos, sin embargo, no tienen la confianza necesaria en el personal para innovar y por lo tanto muchas veces no estimulan la innovación y quedan en desventaja (Atencio et al., 2010). Por otro lado, a pesar de estar en la era de la información, donde se consideran condiciones fundamentales de competitividad empresarial al conocimiento, la tecnología, la innovación y la creatividad, sigue siendo la capacitación uno de los aspectos relacionados a los procesos de gestión humana que se encuentran más descuidados por las microempresas. Al no tener un diagnóstico preciso de las necesidades de capacitación y al no contar con un presupuesto para desarrollar programas de capacitación, las microempresas no cuentan con un plan establecido y previamente elaborado con respecto a la capacitación y formación de sus recursos humanos (Jaramillo, 2005). Según estudios realizados, los propietarios o gerentes de micro y pequeñas empresas estarán dispuestos a participar de programas de capacitación, si es que estos programas son de relevancia y directamente aplicables a las necesidades actuales de sus negocios, y si el sistema de entrega está cuidadosamente estructurado en cuanto a las condiciones de la sesión como son el día, la hora, la ubicación y la duración de la sesión de capacitación (Walker et al., 2007).

El desarrollo de las capacidades de las MIPYMES en relación a las TIC, deben estar acompañadas de políticas públicas que fomenten la inclusión de estas tecnologías en las empresas, y también la formación y capacitación de los microempresarios y trabajadores involucrados. El liderazgo institucional compartido por todas las personas que componen la organización, y la colaboración con otras organizaciones, además de un diseño estratégico de los objetivos y fines de la organización, son temas fundamentales para la modernización de la gestión y el desarrollo de las TIC en las organizaciones públicas (Criado y Ramilo, 2001; Ortegón, 2015). La formación y capacitación de las micro y pequeñas empresas, sobre todo en relación a la gestión de recursos humanos se debe realizar con un enfoque de las necesidades de los propietarios o gerentes de estas empresas y no mediante los métodos tradicionales de enseñanza (Redmond y Walker, 2008). La inexistencia de una buena orientación y formación en gestión del talento humano es un factor constante en las MIPYMES; generalmente reciben mucha información sobre planes de negocios y gestión de la parte financiera y comercial, pero muy poca información sobre como liderar y como potenciar a los recursos humanos que trabajan en sus empresas (Jaramillo, 2005). La escasa oferta de financiamiento para las microempresas limita cualquier intento de desarrollar mejores competencias laborales o adopción de nuevas tecnologías. Además, las capacidades limitadas de formación de los trabajadores ligada no solamente a su formación laboral, sino también a la educación previamente recibida, reduce la capacidad que tienen de adquirir nuevos conocimientos relacionados a la tecnología, por lo que las limitaciones educativas también se constituyen en limitaciones para la adopción de nuevas tecnologías por parte de las microempresas (Zevallos, 2006).

Una manera en que las microempresas puedan competir con las empresas más grandes es juntarse con otras a través de las redes de cooperación empresarial y así conservar su independencia. Pero la falta de compromiso y la falta de interés de los miembros muchas veces son las dificultades que encuentran los propietarios y gerentes de las MIPYMES para trabajar en redes de cooperación (Benito, 2009). Para considerar competitiva a una empresa, esta debe tener la capacidad de ampliar los segmentos de mercados en los que se desenvuelve o al menos, mantenerse en el mercado con una buena rentabilidad (Diaz, 2010). Mejorar la eficiencia en el uso de los factores de producción es una forma rápida y efectiva de combatir la falta de competitividad en un país, y una de las formas más eficaces de logar esto es a través de la adopción de TIC (Tello, 2008). El impacto que tiene la tecnología tanto a nivel macroeconómico como a nivel microeconómico se relacionan a la reducción de los costos de transacción que generan las microempresas al obtener información a través de las tecnologías que actúan como proveedoras de esta información (Agüero y Pérez, 2010). Por lo tanto, es necesario apoyar a las microempresas aumentando sus conocimientos y su capacidad de adaptarse a las nuevas formas de trabajo de manera a que las mismas puedan aprovechar mejor las tecnologías para el crecimiento (Matthews, 2007).

Adopción de TIC en las microempresas

Entre los problemas de adopción relacionados a la tecnología, uno de los factores que más preocupan a los propietarios o gerentes de las micro, pequeñas y medianas empresas es el temor que existe hacia la llamada obsolescencia tecnológica. Esto se debe principalmente a la falta de recursos financieros que disponen las microempresas para pagar actualizaciones periódicas y otros gastos de mantenimiento, y en general no están dispuestos a quedar atados a la dependencia de proveedores o consultores externos en relación a la tecnología (Harindranath et al., 2008). Si bien es cierto que las TIC permiten una amplia gama de posibilidades de negocios, para los propietarios de microempresas se vuelve muy difícil mantenerse actualizados al respecto, y además ellos muchas veces no son capaces de ver los beneficios financieros y tampoco cuantificar la amortización de la implementación de la tecnología (Antlova, 2009; Almubarak, 2017). En cuanto a los problemas de adopción de tecnología relacionados al negocio, las MIPYMES buscan mantener la competitividad reduciendo los costos en lugar de aumentar el valor agregado, por lo que generalmente no están dispuestas a hacer una inversión significativa para la adopción o implementación de TIC (Harindranath et al., 2008). Estudios recientes señalan que tanto el tamaño de la organización, así como la expectativa de desempeño y las características de gestión son aspectos que influyen en la adopción de tecnología (^{Ibrahim, Hassan y Gusau, 2018}).

Si bien la adopción de este tipo de tecnología en las microempresas sigue siendo baja, especialmente en los países en desarrollo, es importante fomentar dicha adopción ya que este las empresas de este tipo son consideradas impulsoras de la economía de un país (Nandan, 2004). La competitividad en el sector de las MIPYMES está cada vez más relacionada a la capacidad que tienen estas empresas de incorporar avances tecnológicos. Las características organizacionales de estas empresas y también las características personales de sus propietarios y gerentes influyen en la disposición y en la capacidad de adopción de tecnología por parte de la empresa (c; Bollweg, Lackes, Siepermann y Weber 2019). Muchos propietarios y gerentes de microempresas tienen dudas con relación al uso general de las nuevas tecnologías y muchas veces, debido a la falta de información y de habilidades, toman decisiones equivocadas en lo que se refiere a la adopción de estas tecnologías (Steyn y Leonard, 2012). Las microempresas podrían ser más competitivas en su entorno de negocios a raíz de una mejora en la eficiencia de sus operaciones desde la adopción de las TIC (Azam y ^{Quaddus, 2013}). Por lo tanto, los propietarios y gerentes de microempresas deben averiguar qué tipo de ayuda externa tienen disponible y cuáles son los incentivos y programas existentes relacionados con el gobierno, además de asesores y proveedores de servicios, que les ayuden a adoptar e implementar las nuevas tecnologías de acuerdo a las necesidades de su negocio (Ghobakhloo et al., 2012). Es necesario que el gobierno ayude a aumentar la tasa de adopción de las TIC entre las microempresas, creando programas de información y concientización, promoviendo seminarios, capacitaciones, y asesoramiento profesional para que los microempresarios puedan adoptar las nuevas tecnologías (Apulu et al., 2013).

Los expertos en informática, los proveedores, los consultores, las agencias de apoyo del gobierno y los demás actores involucrados en el proceso de adopción de TIC deben entender y adecuarse a las necesidades e intereses específicos del actor clave del proceso, que es el propietario o gerente de la microempresa para que se pueda garantizar el éxito de la adopción de las nuevas tecnologías en la empresa (Chinedu et al., 2014). De manera a crear un ambiente de confianza, los proveedores de servicios y los expertos en informática deben mejorar su interacción con las microempresas. Muchas veces, las preocupaciones comunes que enfrentan los propietarios y gerentes de estas empresas con respecto a la adopción de tecnología se refieren a temas de seguridad y de confianza (Alshamaila et al., 2013). Otro factor importante que inhibe la adopción de TIC por parte de las microempresas es el conocimiento y las habilidades que tienen los propietarios o gerentes sobre esas tecnologías. Además, el acceso a la financiación es otro factor que afecta a la adopción; aunque el costo para comprar equipos informáticos se ha reducido considerablemente en la actualidad (Adebayo et al., 2012). Si bien el costo juega un papel crítico en la adopción de TIC, existen otros factores importantes que inhiben dicha adopción, como la disponibilidad de infraestructura y el apoyo del gobierno (Irefin, Abdu-Azeez, 2012).

En la mayoría de las MIPYMES no se utiliza correctamente la tecnología, ya que muchos de los trabajadores nunca antes utilizaron herramientas tecnológicas o las utilizaron muy poco. Además del costo de las herramientas tecnológicas y de la falta de habilidades tecnológicas de los involucrados, la incertidumbre sobre los beneficios comerciales que generaran la adopción, así como los problemas técnicos que pueden ocasionar, los problemas de infraestructura necesaria, el mantenimiento requerido, el acceso limitado a internet, y las fuentes de suministro de energía poco confiables, son otros factores claves que se consideran como barreras para la adopción y uso de TIC (Ardjouman, 2014). Estudios realizados muestran que las actividades de innovación y de investigación y desarrollo, así como trabajadores cualificados y con una formación sólida, la toma de decisiones descentralizada y el liderazgo visionario, tienden a aumentar las probabilidades de adopción de nuevas tecnologías por parte de las MIPYMES (Giotopoulos, Kontolaimou, Korra y Tsakanikas, 2017). Como se mencionó anteriormente, el conocimiento y las habilidades de los gerentes con respecto a la tecnología influye en una mejor comprensión de los beneficios que la tecnología le puede brindar a su negocio, y así ellos podrían tener una actitud más favorable y estar más abiertos a la idea de adoptar las nuevas tecnologías (Bazini et al., 2011).

Pero a pesar de que en muchos casos los propietarios y gerentes de las MIPYMES conocen y entienden el valor que las tecnologías pueden aportar a sus negocios, todavía carecen de fondos y de experiencia en recursos humanos, lo que a su vez dificulta la capacidad que tienen para adoptar la tecnología. Los fondos limitados no les permiten asignar cantidades suficientes para realizar la adopción de manera adecuada y eficiente, y aunque existen habilidades limitadas en los recursos humanos de las microempresas, muchos ya utilizan las TIC, pero no de una manera óptima como para apoyar sus operaciones comerciales (Nurhadi, 2013). De manera a aumentar la competitividad y la productividad, los microempresarios deberían hacer un esfuerzo por invertir en TIC, ya que este tipo de tecnología influye de manera significativa en el rendimiento de la organización (Olise et al., 2014). Por otro lado, estudios indican que existen factores culturales y actitudes de las diferentes sociedades que influyen en la adopción de TIC en los distintos países (Erumban y de Jong, 2006).

Los propietarios y gerentes de las MIPYMES deberían ser los primeros en tratar de adquirir conocimientos y habilidades en TIC, y motivar a sus empleados a hacer lo mismo. Para tener una participación efectiva en el mercado actual, las empresas en general requieren tener un dominio en el uso de las TIC (Apulu et al., 2013). Es de suma importancia que la capacitación en las habilidades reales que se necesitan para obtener los beneficios estratégicos de la utilización de TIC, estén enfocados en los empleados de primera línea que son quienes utilizaran diariamente la tecnología dentro de la empresa (Ladokum et al., 2013). Una forma de motivar la adopción es que el sistema implementado debería ser fácil de utilizar, puesto que la mayoría de los usuarios de las microempresas pueden no estar familiarizados con el uso de computadoras e Internet, más allá de las redes sociales, especialmente cuando se trata de empresas más antiguas. Los empleados deberían recibir capacitación sobre la manera correcta de utilizar las TIC para sus negocios, y además toda la información sensible debería estar protegida con niveles de acceso restringido (Shah Alam y Mohammad, 2009). En las MIPYMES son los propietarios y gerentes quienes determinan la naturaleza y el alcance de las inversiones en tecnología. La mayoría de ellos no tiene una formación sólida en TIC, o no tienen las habilidades necesarias para conocer el potencial de las inversiones en esa área. Además, muchos tampoco conocen o están informados sobre los tipos de apoyos disponibles que pueden encontrar a nivel nacional o regional (Harindranath et al., 2008).

La capacitación de los empleados en relación al uso de las tecnologías de la información y la comunicación sigue siendo insuficiente, a pesar de que cada vez más las microempresas están mejor equipadas con equipos informáticos y acceso a Internet. Un factor crucial para reducir la brecha digital que existe entre las MIPYMES y las grandes empresas, es el conocimiento y las habilidades que tengan los propietarios y también los empleados de las microempresas (Arendt, 2008). La capacidad de aprendizaje es un factor fundamental para el desempeño de las empresas, si una organización tiene una baja capacidad de aprendizaje, entonces su desempeño en general será bajo (Londoño y Acevedo, 2018).

Los microempresarios deben comprender que las TIC pueden aportar muchos beneficios cuando son utilizadas como una herramienta estratégica para competir con empresas más grandes en el mercado globalizado. Además, deben entender que puede ser muy peligroso para la supervivencia del negocio el hecho de hacer inversiones deficientes o tener malas estrategias de adopción de las tecnologías (Ghobakhloo et al., 2012). Los propietarios y gerentes de las MIPYMES pueden resultar influenciados por la tecnología y también por los innovadores que están a la vanguardia de la tecnología y buscan influir en el desarrollo y la adopción de la tecnología (Chinedu Eze et al., 2014). En el Cuadro 3 se presenta un resumen con los aspectos más resaltantes de cada una de las subcategorías analizadas y relacionadas a la adopción de TIC en las microempresas.

Impacto de las TIC en las microempresas

Como se evidencia en las secciones anteriores, los cambios cada vez más rápidos y los avances de la tecnología hacen que las empresas deban ser cada vez más agiles y que además deban tener la capacidad de adaptarse, de innovar y de integrarse al mercado global (Trimi, 2008). Las TIC permiten a las microempresas acceder a mercados a los cuales les sería imposible acceder de otra manera, debido justamente a las dificultades que tienen estas empresas por su limitado tamaño, por la falta de recursos y por la distancia que se encuentran de esos mercados (Franco et al., 2012). Las TIC han influido en la rápida globalización de las empresas y ha tenido implicaciones en la forma en que los gerentes realizan su trabajo (Birchall y Giambona, 2008). El alto porcentaje de empleo que generan en conjunto, y el considerable aporte a la producción y al comercio de los países, hacen que las microempresas sean consideradas actores centrales en el logro de la competitividad (Gálvez y García, 2012). Por eso, una utilización correcta de la tecnología que apunte a mejorar los niveles de competitividad de las empresas es fundamental, ya que cuando las TIC son bien utilizadas por las microempresas, estas generan un impacto positivo en el rendimiento operativo de las mismas (Birchall y Giambona, 2008).

Para evaluar el impacto de las TIC en las empresas privadas es necesario considerar el desempeño de las empresas en cuanto a la eficiencia, efectividad, competitividad y beneficios intangibles. Además, se considera el crecimiento tanto de la productividad, como también de las ventas y el crecimiento estratégico. También se debe considerar la expansión de la empresa a nivel organizacional, y la expansión de las redes de suministro y de la comunicación. Así también, es necesario considerar la cantidad y calidad de los nuevos productos o servicios, así como la satisfacción del cliente (Gatautis, Medziausiene, Tarute, y Vaiciukynaite, 2015; Hatimtai y Hassan, 2018).

Generalmente el impacto de las TIC se evalúa desde perspectivas fragmentadas, como el rendimiento, la expansión y la innovación (Gatautis y Tarute, 2014). El impacto positivo que tienen las TIC en la comunicación interna y externa de las empresas, confirma que estas tecnologías desempeñan un importante papel en el rendimiento de las microempresas (Tarutė y Gatautis, 2014). La innovación genera un impacto positivo en el desempeño y en el rendimiento general de las empresas, mientras que en las MIPYMES, son las innovaciones de procesos y de productos las que generan un mayor impacto positivo (Gálvez y García, 2012). La innovación a través del uso adecuado de las TIC influyen significativamente en varios factores relacionados al rendimiento de la empresa, así como en las relaciones humanas y en los procesos internos y externos, lo cual justifica las inversiones en la adopción de estas tecnologías (Gálvez et al., 2014). La intensidad del uso de las TIC por parte de las empresas está asociada a la probabilidad que tienen estas de introducir innovaciones (Santoleri, 2013).

Las MIPYMES deben desarrollar políticas claras para integrar las innovaciones relacionadas a las TIC a su estrategia comercial. Las redes sociales virtuales, como Facebook y otros, pueden ayudar a las microempresas a minimizar los costos de comunicación y promoción, ya que tienen el potencial de llegar a clientes y proveedores mucho más allá del entorno local donde se desenvuelven las empresas, y a través de eso aumentar su rendimiento sin que eso represente un costo para la organización (^{Talukder, Quazi, y Djatikusumo, 2013}; Ibrahim, Hassan, y Gusau, 2018). También la adopción de las tecnologías de telefonía móvil puede tener repercusión en el rendimiento de las microempresas, sobre todo cuando este tipo de tecnología se integra a las actividades laborales y se tiene una comprensión profunda de las capacidades de estas herramientas (Onyango et al., 2014).

Estudios realizados señalan que el uso de las redes sociales virtuales impacta de manera positiva en la actitud de las personas hacia la implementación de innovaciones tecnológicas en las empresas (Talukder et al., 2013). Sin embargo, los sistemas de TIC utilizados en las empresas para procesar, almacenar y mejorar el acceso al conocimiento, deben ser apoyados por un entorno laboral que permita que todos los involucrados puedan aprovechar los recursos disponibles (Tong y Wong, 2014; Valdez, García y Maldonado, 2018). Además, gracias a la utilización del correo electrónico y de las redes sociales, como así también del comercio electrónico, los costos y tiempos utilizados en trasporte físico, banca, publicidad, y compra de productos se ha reducido significativamente (Manochehri et al., 2012).

Las TIC influyen de manera significativa en los procesos realizados en el entorno laboral, incluyendo la velocidad con que se realizan las tareas, la precisión y la capacidad de respuesta; estos factores inciden en un procesamiento, almacenamiento y recuperación de datos mucho más eficiente. Además, muchas veces se eliminan puestos de trabajos manuales y se realizan una mayor cantidad de tareas en menos tiempo. Así, este tipo de tecnología cambian nuestros hábitos, comportamientos y relaciones laborales (Ragu-Nathan et al., 2008).

De manera a aumentar los beneficios potenciales de las TIC, es necesario tener en cuenta los aspectos organizacionales como los recursos humanos y el planeamiento estratégico. Por lo tanto, un factor determinante para lograr altos niveles de rendimiento es la inversión en recursos humanos y en capacidades de organización, ya que las capacidades administrativas son cada día más importantes (Gargallo y Galve, 2012). En el Cuadro 4 se expresan los puntos resaltantes relacionados al impacto que tienen las TIC en las microempresas para cada subcategoría analizada.